Xin chào, Shopee có thể giúp gì cho bạn?

A. Giới thiệu tính năng Quản Lý Đơn Hàng

Tính năng Quản Lý Đơn Hàng giúp Người Bán đồng bộ tất cả đơn hàng Shopee hoặc đơn ngoài Shopee từ nhiều shop để xử lý đơn cùng lúc cho tất cả các Shop.

Người Bán sẽ tiết kiệm thời gian và tăng độ chuẩn xác cao hơn khi sử dụng bộ lọc đơn hàng với tính năng Quản Lý Đơn Hàng. Nếu như ở Kênh Người Bán người dùng chỉ có thể lọc đơn dựa theo tên người mua, mã sản phẩm, mã đơn hàng và mã vận đơn, thì ở Kênh Quản Lý Shop, Người Bán có thể lọc thêm đơn hàng theo:

1. Tên Shop / Kênh Bán Hàng: Hiển thị các đơn hàng theo tên Shop/ Kênh Bán Hàng mà Người Bán chọn 
2. Tên sản phẩm / Mã SKU / Mã vạch: Hiển thị các đơn hàng theo Tên sản phẩm/ Mã SKU/Mã vạch mà Người bán chọn.
3. Ngày tạo đơn: Hiển thị các đơn hàng phát sinh trong khoảng thời gian Người bán chọn.
4. Phương thức thanh toán: Hiển thị các đơn hàng theo các phương thức Người Bán chọn (Ví dụ COD , Thẻ tín dụng)

Ngoài ra, Kênh Quản Lý Shop sẽ có tính năng lọc các đơn hàng chưa in các loại phiếu sau:

1. Phiếu gửi hàng
2. Phiếu xuất hàng
3. Phiếu đóng gói
4. Biên bản bàn giao hàng
5. Phiếu giao hàng (Đơn ngoài Shopee)
6. In hóa đơn (Đơn ngoài Shopee)

B. Hướng dẫn cách sử dụng tính năng Quản Lý Đơn Hàng

1. Chờ Xác Nhận

Với những đơn hàng mới được đặt. Sau khi Người mua đặt hàng và không hủy đơn , hệ thống Shopee sẽ xác nhận tự động chuyển đơn hàng từ mục Chờ Xác Nhận sang mục Chờ lấy hàng.

2. Chờ Lấy Hàng

2.1. Chuẩn bị hàng



Cách 1. Chuẩn bị từng đơn hàng

Tại bảng phụ Chuẩn bị hàng, Người Bán nhấn vào nút Chuẩn Bị Hàng cho những đơn hàng cần xử lý.

Cách 2. Chuẩn bị đơn hàng loạt cho nhiều Shop cùng lúc

Tại bảng Chờ Lấy Hàng, Người Bán nhấn vào nút Chuẩn Bị Đơn Hàng Loạt cho những đơn hàng cần xử lý.

⚠️ Lưu ý: 

- Người Bán có thể chọn theo các Đơn vị vận chuyển, theo shop , theo các trạng thái để Chuẩn Bị Đơn.

- Với những đơn không thuộc Shopee sẽ không có bước Chuẩn Bị Hàng

- Các đơn hàng sau khi Người Bán hoàn tất thao tác Chuẩn bị hàng sẽ được chuyển đến bảng Đang Đóng Gói

- Mục đích của việc chuyển trạng thái đơn Đang Đóng Gói thành Đã Đóng Gói sẽ giúp cho Người Bán dễ dàng nhận biết được hiện có bao nhiêu đơn đang đóng gói và còn bao nhiêu đơn đã đóng gói xong mà không cần phải kiểm đếm lại từng đơn, giúp giảm thời gian vận hành và kiểm soát tốt số lượng hàng hóa xuất kho.

2.2. Đóng gói đơn hàng

Cách 1. Xử lý đóng gói từng đơn

Tại bảng phụ Đang Đóng Gói trong Chờ Xử Lý. Người Bán nhấn vào nút Hoàn Tất Đóng Gói > Điền số lượng hàng đóng gói thực tế > Xác nhận để xác nhận những đơn đã đóng gói xong.

Cách 2. Xử lý đóng gói hàng loạt

Tại bảng phụ Đang Đóng Gói trong Chờ Xử Lý .Người Bán tích chọn những đơn đã đóng gói xong > Chọn Đóng Gói Hàng Loạt > Điền số lượng hàng đóng gói thực tế> Bấm Xác nhận để xác nhận những đơn đã đóng gói xong.

💡Mẹo: Để điền nhanh số lượng thực tế trong trường hợp số dự kiến và số thực tế trùng khớp với nhau. Người Bán có thể nhấn vào nút Bỏ Qua Quét Mã Vạch, hệ thống sẽ tự động điền số lượng thực tế bằng với số dự kiến cho tất cả sản phẩm.

3. Đang Giao

1. Các đơn hàng sau khi Người Bán xử lý xong sẽ được giao cho đơn vị vận chuyển. 
2. Khi đơn vị vận chuyển xác nhận đã nhận được đơn hàng của Shop, đơn hàng sẽ chuyển trạng thái Chờ Lấy Hàng sang trạng thái Đã Giao .
3. Số lượng tồn kho sẽ tự động trừ cho những sản phẩm có trong đơn hàng, đồng thời doanh thu và giá vốn sẽ được cập nhật khi ở trạng thái này.

⚠️ Lưu ý: Với những đơn không thuộc Shopee. Người bán cần nhấn nút Giao hàng để chuyển trạng thái từ Đóng Gói sang Đang Giao

4. Đã Giao

1. Sau khi Người mua nhận được đơn hàng và xác nhận đã nhận hàng . Người bán có thể xem các đơn đã giao thành công ở bảng Đã Giao. 
2. Đơn khi đã được chuyển trạng thái sang bảng Đã Giao các khoản thu hay các chi phí phát sinh sẽ được ghi nhận.

⚠️ Lưu ý: Với những đơn không thuộc Shopee. Người bán cần nhấn nút Hoàn tất để chuyển trạng thái từ Đang Giao sang Đã Giao

5. Đơn hủy

Đơn hàng của Người bán có thể bị hủy bởi một trong các lý do sau:

1. Người bán không xác nhận đơn đúng hạn.
2. Người bán xác nhận đơn hàng nhưng không giao hàng cho đơn vị vận chuyển quá thời gian quy định.
3. Đơn hàng bị hủy do Người mua.

Cách xử lý yêu cầu hủy đơn từ Người mua?

1. Đơn hàng được hủy bởi Người mua sẽ xuất hiện trong mục Đơn hủy.

1. Tại bảng phụ Chờ phản hồi trong Đơn hủy, Người bán bấm vào Xem thêm để tiến thành thao tác Từ chối hoặc Đồng ý yêu cầu hủy đơn.
2. Nếu bạn chấp nhận yêu cầu Hủy đơn hàng của Người mua, đơn hàng sẽ hủy và chuyển sang bảng phụ Đã hủy.
3. Nếu từ chối yêu cầu Hủy đơn hàng của Người mua, đơn hàng sẽ được chuyển sang bảng phụ Đã đóng gói trong Bảng Chờ lấy hàng.

6. Hết Hàng

Nguyên nhân đơn hàng rơi vào trạng thái Hết hàng:

1. Trường hợp tồn kho của sản phẩm tại Kênh Quản Lý Shop = 0.
2. SKU chưa được thiết lập tồn kho. 

Người Bán có thể chọn tính năng Đơn Nhập Hàng hoặc Điều Chỉnh Tồn Kho để thay đổi số lượng của sản phẩm. Khi tồn kho đã đủ số lượng, đơn hàng sẽ tự động chuyển sang trạng thái Chuẩn Bị Hàng.

C. Hướng dẫn thêm đơn thủ công từ các Kênh bán hàng khác không thuộc Shopee

Kênh Quản Lý Shop hiện tại chỉ hỗ trợ đồng bộ tự động các đơn hàng thuộc Shopee, tuy nhiên nếu Người Bán có các đơn hàng ngoài Shopee vẫn có thể tạo đơn tại Kênh Quản Lý để hệ thống có thể trừ tồn kho chính xác theo số lượng đã bán ra của sản phẩm.

Kênh Quản Lý Shop hỗ trợ quản lý đơn hàng ngoài Shopee như sau:

1. Tạo đơn hàng offline tại cửa hàng hỗ trợ in bill (hóa đơn), phiếu giao hàng offline cho đơn hàng.
2. Đăng tải đơn hàng từ các kênh bán hàng khác nhằm mục đích cập nhật chính xác số lượng tồn kho thực tế và xem doanh thu, lợi nhuận của sản phẩm.

1. Thêm riêng lẻ từng đơn đặt hàng

Bước 1: Chọn mục Quản Lý Đơn Hàng > Thêm Đơn Hàng > Thêm từng đơn

Bước 2: Điền các thông tin cơ bản của đơn hàng:

1. Kênh bán hàng: Chọn Kênh Bán Hàng (VD: Facebook, Offline)
2. Tên Shop: Chọn Tên Shop Offline cần tạo đơn hàng
3. Mã đơn hàng/Mã vận đơn: Điền mã đơn hàng/mã vận đơn (Tùy chọn nếu giao hàng)
4. Thời gian tạo đơn: Chọn thời gian tạo đơn (Trước hoặc bằng thời điểm hiện tại)
5. Tên đơn vị vận chuyển: Điền tên đơn vị vận chuyển (Tùy chọn nếu giao hàng)
6. Thông tin người mua: Họ tên/Địa chỉ/Số điện thoại (Tùy chọn)**

⚠️ Lưu ý: Thông tin Người Mua là thông tin không bắt buộc, tuy nhiên thông tin Người Mua sẽ được hiển thị tại Phiếu Giao Hàng Offline và Hóa đơn nếu được điền đầy đủ.

Bước 3: Chọn SKU để thêm để thêm sản phẩm muốn thêm vào đơn hàng > Xác nhận để hoàn tất tạo đơn.

Tại đây Người Bán có thể in hóa đơn hoặc phiếu gửi hàng cho các đơn hàng không thuộc Shopee . Đơn sau khi Xác Nhận sẽ hiển thị tại bảng Chờ Lấy Hàng cho Người Bán xử lý.

2. Tạo hàng loạt đơn đặt hàng

Bước 1: Chọn mục Quản Lý Đơn Hàng > Thêm Đơn Hàng > Thêm hàng loạt

Bước 2: Tải biểu mẫu tạo đơn hàng

Chọn Quản Lý Đơn Hàng > Thêm đơn hàng > Thêm hàng loạt > Tải biểu mẫu

Bước 3: Điền thông tin các đơn hàng vào biểu mẫu vừa tải.

Bước 4: Đăng tải biểu mẫu đơn hàng đã nhập

Bước 5: Xác nhận để hoàn tất tạo đơn . Đơn sau khi Xác Nhận sẽ hiển thị tại bảng Chờ Lấy Hàng cho Người Bán xử lý.

⚠️ Lưu ý: Sau khi tạo đơn hoàn tất, Người Bán sẽ bắt đầu theo dõi những đơn vừa tạo tại bảng Chờ Lấy Hàng. Đơn hàng cần phải được thao tác chuyển thành trạng thái Đã Giao để hệ thống có thể trừ tồn kho và tính doanh thu, lợi nhuận cho đơn hàng.